§ 1. Errors Party (EP) er en interkommunal frivillig organisasjon basert i Alver Kommune med formålet å være en samlingsplass for datainteressert ungdom i Nordhordland, ved å arrangere jevnlige samlinger. Errors Party baserer seg på frivillig engasjement, og er partipolitisk og religiøst uavhengig.
§ 2. Errors Party er en medlemsforening av Norsk Digital Kultur, under Hyperion – Norsk forbund for fantastiske fritidsinteresser.
§ 3. Alle som har deltatt på Errors Party arrangement for inneværende medlemsår og har betalt medlemskontigent regnes som medlemmer
§ 3.1 Medlemskontingent inngår i inngangsbillettprisen. Medlemmer som har betalt inngang for gjeldende år, regnes som betalende medlemmer for det året.
Inngangsprisen justeres ikke, selv om medlemmer deltar på fleire arrangement, da summen i slike tilfeller går til å dekke løpende utgifter, som: lokaler, infrastruktur (utstyr, strøm, kommunikasjon), osv.
§ 4. Errors Party forbeholder seg retten til å utestenge enkeltpersoner permanent og for en gitt tid, uten å måtte fremlegge dokumentasjon på begrunnelse.
§ 5. Årsmøtet er Errors Party sitt øverste organ og skal avholdes hvert medlemsår. Dette møtet skal fortrinnsvis avholdes på årets siste samling.
Styret innkaller til årsmøte med minst to ukers varsel. På årsmøtet deltar alle medlemmer som har betalt medlemskontingenten i forkant av møtet, med tale-, forslags- og stemmerett. Følgende saker skal alltid tas opp på årsmøtet:
- Godkjenning av møteinnkalling.
- Valg av møteleder og referent.
- Årsmelding fra styret.
- Vedtektsendringer.
- Valg av leder, styremedlemmer og valgkomité.
§ 6. Det avholdes ekstraordinært årsmøte hvis styret eller minst 1/3 av medlemmene krever det.
Innkalling må sendes med minst en ukes varsel, og kun sakene nevnt i innkallingen kan tas opp.
§ 7. Styret er det øverste organet i foreningen mellom årsmøtene.
Styret består av 5 – 7 styremedlemmer og 1 - 2 varamedlemmer valgt av årsmøtet.
Det er 3 faste styreroller som skal velges: Leder, Nestleder og Økonomiansvarlig.
Styret sitter fram til neste årsmøte og har fullmakt til å supplere seg selv ved frafall.
§ 8. Styret er kun vedtaksdyktig når minst halvparten av styrets medlemmer er tilstede. Det avholdes styremøter dersom leder eller minst to styremedlemmer krever det. Styrets leder tegner for foreningen, samt er ansvarlig for foreningens økonomiske disposisjoner. Styret kan også tildele andre personer disposisjons- og tegningsrett.
§ 9. Errors Party skal etterstrebe å avholde samling 2 ganger pr år.
§ 10. Errors Party skal ved hvert arrangement stille med tilfredstillende lokaler, med tilstrekkelig strøm og nettverksutstyr for forventet antall deltagere.
§ 11. Errors Party skal legge til rette for at medlemmene kan arrangere kurs og konkurranser på samlingene dersom det ikke er i konflikt med Errors Party sine aktiviteter.
§ 12. Vedtektene er Errors Party sitt øverste regelverk og kan kun endres ved 2/3 flertall på et årsmøte. Forslag til endring av vedtektene må være sendt til styret senest en uke før et årsmøte. En vedtektsendring trer ikke i kraft før årsmøtet den vedtas på er hevet, med mindre årsmøtet vedtar noe annet.
§ 13. Alle vedtak i Errors Party sine organer krever alminnelig flertall hvis ikke annet er spesifisert i vedtektene. Ved stemmelikhet har styreleder dobbeltstemme og avgjør dermed stemmen. Medlemsår og regnskapsår skal følge kalenderåret.
§ 14. Oppløsning kan vedtas av årsmøtet med 4/5 flertall etter forslag fra styret med minst 60 dagers forvarsel. Forslag om oppløsning skal annonseres til alle Errors Party sine medlemmer.
§ 15. Før Errors Party kan oppløses, må årsmøtet vedta hvem Errors Party sine midler skal overføres til. Midlene kan kun overdras til frivillige organisasjoner. Organisasjoner med samme eller lignende formål som Errors Party skal prioriteres.